Rachunek do umowy o dzieło obejmować powinien całość wynagrodzenia należnego z tytułu prac związanych z wykonaniem dzieła. Co więcej, może on obejmować zarówno wynagrodzenie za wykonanie dzieła, jak również to uzyskane z tytułu przekazania licencji do dzieła lub praw autorskich do wykonania dzieła.

Strony powinny zadbać jednak zarówno o dokumentowanie transakcji rachunkiem, jak również o potwierdzenie zapłaty za dokonywane czynności, zgodnie z warunkami wynikającymi z umowy oraz z wystawionego w związku jej rozliczeniem rachunku.

Co to jest rachunek do umowy o dzieło

Rachunek stanowi dokument księgowy, na podstawie którego wystawca wskazuje kwotę należnego przychodu z tytułu zrealizowania umowy. Dla nabywcy rachunek stanowi księgowe potwierdzenie poniesienia kosztu. Na podstawie rachunku nabywca dzieła może rozliczyć wydatek w KPiR, a wykonujący dzieło rozliczy przychód.

Rachunek do umowy o dzieło a potwierdzenie zapłaty

Rachunku do umowy o dzieło nie można jednak zrównać z potwierdzeniem zapłaty za wykonanie dzieła. Oprócz rachunku zlecający powinien żądać potwierdzenia przekazania wynagrodzenia za wykonany przedmiot umowy lub dokonywać płatności w formie potwierdzającej jej wykonanie. Na rachunku zawarta powinna być forma płatności, np. przelew, gotówka. Tylko taki rachunek który będzie zawierał sformułowanie „zapłacono (przelewem, gotówką)” i zawierający podpis uzyskującego płatność będzie potwierdzał dokonanie zapłaty za dzieło.

Co więcej, podpisany przez zlecającego wykonanie dzieła rachunek, który nie zawiera oznaczenia płatności, może być podstawą ułatwionego dochodzenia roszczeń w sądzie. Przedstawienie takiego dokumentu, zawierającego koniecznie podpis nabywcy, akceptujący jego wartość, stanowi podstawę wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Nakaz zapłaty stanowi bezpośrednią podstawę występowania z egzekucją komorniczą co do roszczeń wynikających z umowy o dzieło.

Termin wystawienia rachunk

Rachunek wystawić należy wyłącznie na żądanie nabywcy dzieła. Żądanie może być zgłoszone przed zakończeniem dzieła, w trakcie prac lub przed ich rozpoczęciem – np. jako element umowy. Może ono nastąpić również po zakończeniu dzieła.

Jeżeli żądanie wystawienia rachunku zgłoszono przed rozpoczęciem wykonania dzieła lub w trakcie prac nad nim, rachunek należy wystawić nie później niż w terminie 7 dni od zakończenia dzieła. Jeżeli żądanie zgłoszono po zakończeniu prac, to rachunek wystawia się w terminie 7 dni od takiego wniosku. Rachunku nie wystawia się natomiast w terminie późniejszym niż 3 miesiące od dnia wykonania usługi lub wydania jej przedmiotu.

Dane zawarte na rachunku do umowy o dzieło

Rachunki o dzieło i rachunki zlecenie mogą posiadać różny zakres elementów, które zależą od tego, kto wystawia dokument oraz jakiego rodzaju umowy rachunek dotyczy. Minimalna ilość informacji zawartych na rachunku powinna wskazywać:

• imiona i nazwiska wykonującego dzieło i zamawiającego oraz ich adresy,
• datę wystawienia i numer rachunku (zachowana powinna być chronologia i odpowiednia kolejność rachunków),
• określenie rodzaju dzieł i ich ilości,
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Obecnie nie ma już konieczności wprowadzania w rachunku oznaczenia „kopia/oryginał”, nie ma również obowiązku podpisywania dokumentu (co jednak w praktyce często się stosuje).

Specyfika umowy o dzieło sprawia, że w rachunku zawarte są również dodatkowe dane, charakterystyczne dla tego typu umów. Szczególne modyfikacje pojawiają się w umowach zawieranych w ramach tzw. działalności wykonywanej osobiście, w której płatnikiem z tytułu wykonywanej umowy jest zlecający wykonanie dzieła. W ich przypadku na rachunku powinny pojawić się informacje dotyczące:

• daty wykonania dzieła,
• kwoty brutto podlegającej wypłacie,
• wypłaty – oprócz zatem przedmiotu dzieła rachunek obejmować może np. zapłatę za przekazanie praw autorskich do wykonanego utworu,
• stosowanych podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (mogą być to koszty ryczałtowe 20%, koszty związane z korzystaniem przez twórcę lub wykonawcę z praw autorskich lub pokrewnych w wysokości 50% lub koszty wyższe, faktycznie poniesione, wykazane na podstawie posiadanych przez wykonującego dzieło dokumentów),
• zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• kwoty netto, po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy,
• preferowanej formy płatności za rachunek (np. gotówka, kompensata, przelew),
• numeru rachunku bankowego, na który płatność ma być przekazana.

We wzorze rachunku do umowy o dzieło zarówno kwota podstawy opodatkowania, jak również zaliczki na podatek zaokrąglana jest do pełnych złotych w taki sposób, że kwoty do 50 gr pomija się, natomiast kwoty 50 gr i więcej zaokrągla się w górę do pełnych złotych.

Rachunku nie należy natomiast wystawiać w związku z przekazaną zaliczką na rzecz wykonania dzieła. Wystawia się go po zakończeniu dzieła (wydaniu go) lub w związku z zakończeniem okresu rozliczeniowego, z tytułu prowadzonej umowy o dzieło – z tytułu dzieł wykonanych w danym okresie. Potwierdzeniem przekazanych zaliczek może być wyłącznie dokument KP lub oświadczenie wykonawcy dzieła.

Wzór rachunku do umowy o dzieło a zaliczki na podatek i składki ZUS

Umowa o dzieło należy do kontraktów, w związku z którymi nie nalicza się składek na ubezpieczenie społeczne oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne. Wyjątkiem jest zawarcie umowy o dzieło z własnym pracodawcą, kiedy to kwoty wypłacane z tytułu umowy o dzieło dolicza się do podstawy obliczenia składek z tytułu umowy o pracę.

Zaliczkę na podatek pobiera się obliczając wartość podstawy opodatkowania i stosując prawidłową stawkę podatku. Podstawą opodatkowania jest przychód po obniżeniu go o przysługujące podatnikowi koszty uzyskania i składki ZUS społeczne.

Płatnik zastosować może najniższą stawkę podatku ustaloną w według skali podatkowej – czyli stawkę 18%. Do zaliczek nie stosuje natomiast stawki podwyższonej 32%, nawet jeśli wartość dochodu przekroczy 85.528 zł rocznie. Płatnik nie rozlicza również w zakresie zaliczek na podatek tzw. kwoty wolnej od podatku. Zaliczkę pobiera od pierwszej dokonywanej wypłaty, bez obowiązku obniżania podatku o wartość 556,02 zł rocznie.

Jedynie na wniosek złożony przez wykonującego umowę o dzieło płatnicy mogą zastosować do wypłat podwyższoną stawkę 32% podstawy opodatkowania.

Podmiot obowiązany do wystawienia rachunku do umowy o dzieło

Rachunek do umowy o dzieło wystawia podatnik, a nie płatnik. Taki podział obowiązków powoduje konflikt w przypadku, gdy wykonujący dzieło przedstawi rachunek, a według wyliczeń płatnika, czyli zlecającego, kwoty podane w rachunku są nieprawidłowe. Często zatem przekazuje on wykonującemu dzieło wydrukowany wzór rachunku, który wykonujący potwierdza swoim podpisem. Taka metoda oszczędza czas twórcy dzieła oraz eliminuje konieczność korygowania danych zawartych na nieprawidłowo wystawianych rachunkach.

Rachunek do umowy o dzieło sporządzany poprzez program ze strony umownie.pl

Powyżej wskazane zasady ustalenia prawidłowej wartości zaliczek na podatek powodują dużo komplikacji. Szybką i bezpieczną metodą sporządzenia rachunków będzie zatem skorzystanie z programu do ich wystawienia. Program może być powiązany z generatorem umów powodując, że rachunki zaopatrzone będą od razu w informacje zawarte w treści kontraktu. Taka metoda pozwala zaoszczędzić czas, a przede wszystkim wyeliminuje błędy, jakie mogą się pojawić przy odręcznym wystawianiu dokumentów. Jest to również rozwiązanie korzystniejsze od ich sporządzania w arkuszach kalkulacyjnych excel.

Program do wystawiania rachunku o dzieło zaopatrzony musi być w kalkulator automatycznie obliczający wartość zaliczek na podatek oraz wartość kwoty podlegającej wypłacie wykonawcy dzieła. Po wpisaniu kwoty brutto program przelicza automatycznie tę wartość i wpisuje ją w odpowiednie pozycje rachunku do umowy o dzieło.