Wzór rachunku do umowy zlecenie posiada nieco inne elementy niż rachunku zwykłego, stosowanego przez przedsiębiorców nie będących podatnikami VAT czynnymi. Odrębności, które należy zawrzeć na dokumencie wynikają z charakteru zleceń – jeżeli rachunek wystawiany jest do umowy zawartej w ramach działalności wykonywanej osobiście, będzie on zawierał z reguły wyszczególnienie składek ubezpieczeniowych oraz zaliczek na podatek pobieranych przez płatnika (zleceniodawcę).

Co to jest rachunek

Rachunek stanowi podstawowy dokument księgowy, wystawiany w związku ze świadczeniem usług lub dostawą towarów. W przeciwieństwie jednak do faktur, rachunki są dokumentami uproszczonymi, wystawianymi wyłącznie przez podatników zwolnionych podmiotowo z podatku VAT.

Jakie dane zawiera standardowy wzór rachunku?

Standardowy wzór rachunku, wystawiany przy zleceniu wykonywanym przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą powinien zawierać:

• imiona i nazwiska zleceniodawcy i zleceniobiorcy oraz ich adresy,
• datę wystawienia rachunku i jego kolejny numer (zachowana powinna być chronologia wystawianych dokumentów i odpowiednia kolejność rachunków),
• określenie rodzaju zlecenia, wykonanych prac i ich ilości,
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Jakie dane zawiera wzór rachunku przy zleceniu prywatnym

W przypadku zlecenia podejmowanego prywatnie, rachunek z reguły dodatkowo zawiera pozycje związane obowiązkami płatnika podatku dochodowego oraz składek ZUS. Istotne jednak jest to, że rachunek taki nie musi zawierać tych elementów, są one wskazywane na nim dobrowolnie. I tak, na wzorze dokumentu bardzo często pojawiają się informacje na temat rozliczenia kwoty brutto widniejącej na umowie, mianowicie wskazywana jest:

• wartość brutto wynagrodzenia zleceniobiorcy,
• wysokość przysługujących zleceniobiorcy kosztów uzyskania przychodów (z reguły jest to 20% przychodu po odjęciu potrąconych przez zleceniodawcę kwot składek na ubezpieczenie społeczne – emerytalnych, rentowych i chorobowych),
• wartość pobranych składek ZUS,
• kwotę podstawy ustalenia zaliczki na podatek
• wartość pobranej zaliczki na podatek
• wartość pobranej składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• kwotę netto podlegającą wypłacie,
• numer rachunku, na który dokonać należy płatności,
• podpisy stron umowy zlecenie.

Należy pamiętać, że podstawę opodatkowania, kwotę podatku, w tym kwotę zaliczek na podatek we wzorze rachunku zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób że kwoty poniżej 50 gr zaokrągla się w dół do pełnych złotych, a kwoty 50 gr. i wyżej zaokrągla się w górę.

W przypadku wzorów rachunku zlecenie wystawianych w ramach działalności gospodarczej wystarczającym jest ujęcie elementów podstawowych. Zleceniodawca nie jest bowiem płatnikiem składek i zaliczek na podatek kwota brutto wskazane na rachunku jest wówczas równa kwocie wypłacanej zleceniobiorcy. Ten ostatni składki opłaca za siebie, samodzielnie.

Jakie składki ująć można na wzorze rachunku z tytułu umowy zlecenie

Rachunki wystawiane do umowy zlecenie dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej zaopatrzyć należy w dodatkowe pozycje, związane z poborem składek ZUS i zaliczek podatkowych. Na rachunku obliczyć można i ująć:

• zaliczki na podatek dochodowy, która z reguły wynosi 18% kwoty podstawy opodatkowania (jest nią dochód, który oblicza się odejmując od przychodu przysługujące zleceniobiorcy kwoty kosztów jego uzyskania),
• kwotę przysługujących zleceniobiorcy kosztów uzyskania przychodów (koszty ustala się w wartości 20% przychodu po obniżeniu go o należne od zleceniobiorcy kwoty składek na ubezpieczenie społeczne – rentowe, emerytalne i chorobowe; koszty mogą być rozliczane w wartości wyższej niż 20%, jeżeli zleceniobiorca udowodni ponoszenie kosztów w wyższej wartości),
• kwotę składek na ubezpieczenie społeczne potrącanych przez zleceniobiorcę z kwoty brutto (9,76% przychodu z tytułu składki na ubezpieczenie emerytalne, 1,5 % podstawy składki na ubezpieczenie rentowe oraz 2,45% podstawy składki na ubezpieczenie chorobowe).
• kwotę składek na ubezpieczenie zdrowotne, wynoszące 9% podstawy ich obliczenia
• Rachunek do umowy zlecenie nie zawiera natomiast wartości składek na Fundusz Pracy i kwot składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Socjalnych. Umowy zlecenia nie podlegają bowiem opłatom na te fundusze.

Kto korzysta ze wzoru rachunku do umowy zlecenie

Obowiązek wystawienia rachunku obciąża zleceniobiorcę. To on, na żądanie zleceniodawcy, przedstawia poprawnie sporządzony rachunek.

W praktyce dochodzi do nieporozumień między stronami co do szczegółów, które zawarte winny być na rachunku, stąd bardzo często dokument sporządza zleceniodawca, przekazując go zleceniobiorcy do wglądu. Ten akceptuje druk i przekazuje go zleceniodawcy jako prawidłowy, opatrując go swoim podpisem. Podpis ten, mimo że nie jest niezbędny zgodnie z przepisami prawa, potwierdza wystawienie rachunku i jego autentyczność. Podobnie na jednym z egzemplarzy dokumentu powinien się znaleźć podpis zleceniodawcy, który tym samym akceptuje rachunek we wskazanej na nim wartości.

Wzór rachunku do umowy zlecenie w generatorze umów

Ujęcie na rachunku składek, zaliczki na podatek i prawidłowych kosztów uzyskania przychodów czyni kłopotliwym sporządzenie dokumentu odręcznie. Stąd też przydatny okazuje się generator rachunków, czyli program który po wprowadzeniu koniecznych danych sam obliczy wartość kwot brutto i netto wskazywanych na dokumencie. Dzięki użytkowaniu programu możliwe jest szybkie i łatwe sporządzenie takiego rachunku.

Co więcej, program generujący umowę może łączyć konkretną sporządzoną w nim umowę z rachunkami wystawionymi do tej umowy łącząc funkcję tworzenia umowy i programu księgowego, szybko i łatwo wystawiającego rachunki uproszczone.