Rachunek do umowy o dzieło można wystawić odręcznie, można również sporządzić go poprzez dostępne na rynku programy do wystawiania rachunków. W jednym i drugim przypadku należy pamiętać o rozliczeniu umowy zgodnie z odpowiednimi zasadami.

Co to jest druk rachunku do umowy o dzieło?

Rachunek do umowy o dzieło wystawia wykonawca dzieła. Stanowi on księgowe potwierdzenie wykonania określonego zakresu zleconych prac nad dziełem. Łącznie z dowodem zapłaty stanowi on potwierdzenie wzajemnego rozliczenia się stron umowy o dzieło. Przepisy regulują szczegółowo zasady wystawiania rachunków oraz elementy jakie powinny zawierać.

Druk rachunku do umowy o dzieło wystawiany w programie excel

Na rynku istnieje wiele firm proponujących korzystanie z druków rachunku do umowy o dzieło. Niemniej jednak autorzy nie zauważają, że każda umowa o dzieło może być inna, w konsekwencji czego również rachunek do niej wystawiany będzie posiadał określone modyfikacje.

Przede wszystkim jeden plik excel nie może zawierać wszystkich możliwości wystawiania rachunku. Inaczej bowiem wygląda rachunek prowadzącego działalność gospodarczą, a inaczej rozliczającego wykonanie dzieła w ramach działalności wykonywanej osobiście. Rachunek wystawiony w arkuszu excel będzie obejmował tylko jeden z możliwych wariantów.

Jakie warunki powinien uwzględniać druk rachunku do umowy o dzieło?

Druk rachunku do umowy o dzieło zawieranej w ramach działalności gospodarczej posiadać musi jedynie standardowy zestaw elementów – datę wystawienia, kolejny numer, oznaczenie stron, oznaczenie rodzaju wykonywanego dzieła oraz wartość należności. Księgowo druk powinien zatem zawierać informację o tym kto, komu, kiedy ile i za co zapłacił. Podpis na rachunku nie jest niezbędny, choć w praktyce korzystny dla sporządzających go.

Wystawiając rachunki, należy zachować odpowiednią ich kolejność w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Numery rachunków na drukach wystawianych w związku z umową o dzieło powinny być kolejne, tzn. numerowane tak, żeby zachować chronologię ich wystawiania. W praktyce spotyka się numerację zarówno liczbową jak i połączenie oznaczeń liczbowych i literowych. W konsekwencji podatnicy zawierający w działalności wiele umów każdej z nich nadawać mogą w numerze określoną literę i stosować odrębną dla każdej z tych umów numerację, np. 1/A/2011, 2/A/2011; 1/B/2011, 2/B/2011 itd.

Druk rachunku osoby rozliczającej działalność wykonywaną osobiście zawierać będzie dodatkowo, oprócz powyższych pozycji, również dane dotyczące innych kosztów uzyskania przychodów, a także zaliczki na podatek, pobieranej z tytułu tej umowy przez płatnika.

Podatnik rozliczający umowę w ramach działalności gospodarczej nie musi wskazywać na rachunku wartości przypadających na umowę kosztów uzyskania, koszty te wykazuje w księgowości swojej firmy. W przypadku rozliczającego dzieło prywatnie koszty takie rozliczane są ryczałtowo, z reguły w wysokości 20% lub 50% kwoty przychodu, czyli wynagrodzenia w kwocie brutto.

Druk rachunku wystawionego w ramach działalności nie będzie również posiadał informacji o zaliczkach na podatek. Zaliczki te przedsiębiorca rozlicza samodzielnie z tytułu ogółu przychodów w okresie rozliczeniowym, nie musi płacić zaliczki z konkretnej umowy.

Druk rachunku zawierać powinien ponadto informację, czy wystawiany jest w związku z zakończeniem prac nad danym dziełem, czy też związany jest z rozliczeniem większej ilości dzieł z tytułu umowy ramowej. Takie rachunki wystawiane są cyklicznie szczególnie u autorów współpracujących z wydawnictwami, informatyków czy innych wolnych zawodów wykonywanych na zasadzie freelancingu. Umowy z takimi podmiotami zawierane są na dłuższy czas i rozliczane są cyklicznie. Autor prac – twórca dzieła nie prowadzi działalności gospodarczej, lecz działalność wykonywaną osobiście. Jego umowa ramowa charakteryzuje się niezależnością i brakiem merytorycznej kontroli ze strony zlecającego stworzenie dzieła, stąd nie są one zrównywane w skutkach z umową o pracę.

W takich przypadkach umowy zawierają zapisy, że wykonanie dzieł następuje na koniec jakiegoś okresu rozliczeniowego, np. na koniec miesiąca. Rachunek zawiera więc większą ilość dzieł podlegających rozliczeniu. Umowa może wreszcie stanowić o przyjmowaniu dzieła partiami. Wówczas rachunek powinien wskazywać, której części dzieła dotyczy.

Druk rachunku wskazywać musi również, czy wystawia się go w związku z wykonywaniem dzieła czy w związku z licencją bądź przekazaniem praw autorskich do dzieła. Przedmiotem rachunku może być bowiem wykonanie prac których efektem jest określone dzieło, jak również przeniesienie praw do efektu tych prac.

Druk rachunku do umowy o dzieło wystawiony w programie do umów

Druki rachunków do umów o dzieło sporządzane w generatorach umów mają tę zaletę, że nie trzeba dodatkowo wprowadzać do nich danych zawartych w umowach stworzonych w programie. Zatem rachunki można do takich umów wystawiać standardowo lub korzystając z jednej aplikacji, która łączy i przyspiesza ten proces.

Druki rachunków stworzone w programie stworzone są dla umów określonego typu, zatem posiadają elementy specyficzne, konieczne dla umowy tworzonej w programie przez użytkownika.